È il timore di ognuno di noi quando accende lo smartphone o il computer e vede la casella email piena. E-mail da colleghi che hanno bisogno di risposte ora, dai capi che avevano bisogno di risposte ieri, annunci pubblicitari assortiti, spam e foto di viaggio del tuo amico. Scopri come gestire la casella di posta e liberare spazio. I nostri consigli ti aiuteranno anche a migliorare la produttività ottimizzando il tempo.

Cosa gestire la casella di posta email in entrata in maniera efficiente?

Prova a mettere in pratica questi nove consigli per organizzare la tua posta elettronica:

L’organizzazione è un compito quotidiano

Fai in modo che diventi parte della vostra routine, come il pranzo, la pausa caffè, la riunione quotidiana di vendite. Organizzare la tua casella email è qualcosa che va programmato, non qualcosa che si può anche evitare di fare.

Impegnati ad adottare un sistema di archiviazione flessibile

Il metodo di archiviazione online è costituito da cartelle create all’interno del sistema di posta elettronica. L’archiviazione cartacea consiste invece in una serie di documenti stampati racchiusi solitamente in un armadietto in metallo o in legno. Qualunque sia il metodo di archiviazione che scegli, sappi e tieni bene a mente, che crescerà costantemente col passare del tempo e con l’aumentare delle tue necessità.

Mantieni i tuoi messaggi in ordine e fai pulizia

Programma una revisione settimanale o mensile di tali file. Elimina le email che non ti servono più. Sposta i documenti da una cartella ad un’altra e accorpateli in un’unica directory quando possibile.

Decidi subito cosa fare con l’email ricevute

Una volta letta l’email decidi cosa farne, se inoltrarla a qualcuno direttamente interessato, se archiviarla per un utilizzo futuro oppure cestinarla direttamente. Ricordati di svuotare spesso il cestino e le spam della tua casella di posta elettronica.

Imposta il filtro antispam

Se il tuo lavoro in ufficio prevede giornalmente l’arrivo di numerose e-mail, imposta il filtro antispam per evitare le fastidiose email pubblicitarie e di marketing provenienti dagli inserzionisti. Il più delle volte l’apertura di queste email fa perdere solo tempo.

Non permettere agli amici di inviarti e-mail sulla casella di posta che utilizzi per lavoro

Per quanto possa farti felice vedere le foto dell’ultimo nato del tuo migliore amico, non dare la tua email di lavoro ai tuoi amici. Se lo fai, i tuoi amici collegheranno la tua e-mail con la loro e questo causerà il riempimento della tua casella di posta con coupon di pannolini e di articoli per l’allattamento!

Non pubblicare il tuo indirizzo e-mail di lavoro sul web

Presta attenzione al tuo profilo professionale sul web. Se il tuo profilo su LinkedIn è pubblico, tutto su di esso sarà pubblico, compresa la tua email di lavoro. Ciò verrà sicuramente apprezzato dai tuoi contatti perché ti possono contattare più facilmente ma è anche il sistema utilizzato da coloro che chiedono connessioni casuali, senza conoscervi al solo scopo di allargare la rete di contatti e quindi la popolarità del loro profilo.

Non controllare continuamente la casella di posta

Sicuramente è controproducente controllare la posta in arrivo ogni cinque minuti. Imposta invece il sistema affinché aggiorni la casella di posta in entrata ogni 30 minuti. Questo ti aiuterà a mantenere l’ordine delle priorità e ti concederà il tempo di completare le attività già in lavorazione, senza inutili distrazioni.

Pianifica giornalmente la pulizia della casella di posta come prima e ultima cosa da fare

Come prima attività da fare, svuota la tua casella di posta. Fai la stessa operazione quando hai terminato di lavorare. Cancella tutto quello che hai fatto e portato a termine durante il giorno, e che non ti serve più. Questa strategia ti aiuta anche a  preparare una lista di cose da fare per il giorno dopo e ti dona un senso di gratificazione per tutto quello che hai fatto tra l’inizio e la fine della giornata di lavoro.