La casella email è sempre piena? Ecco i consigli per gestirla al meglio

Quante volte ti è capitato di avere la casella email piena proprio quando dovevi ricevere importanti messaggi?

È il timore di ognuno di noi quando accende lo smartphone o il computer e vede l’inevitabile: la casella email piena.  E-mail da colleghi che hanno bisogno di risposte ora, dai capi che avevano bisogno di risposte ieri, annunci pubblicitari assortiti, spam e foto di viaggio del tuo amico.

Cosa fare quando si è letteralmente sepolti da e-mail in entrata in maniera così aggressiva?

Provate a mettere in pratica questi nove consigli per organizzare la vostra posta:

  1. L’organizzazione è un compito quotidiano

Fate in modo che diventi parte della vostra routine, come il pranzo, la pausa caffè, la riunione quotidiana di vendite o la telefonata al key client. È qualcosa che si programma, non qualcosa che si  può anche evitare di fare.

  1. Impegnarsi ad adottare un sistema di archiviazione flessibile

Il metodo di archiviazione online è costituito da cartelle create all’interno del sistema di posta elettronica. L’archiviazione cartacea consiste invece in una serie di documenti stampati racchiusi solitamente in un armadietto in metallo o in legno. Qualunque sia il metodo di archiviazione che scegliate, sappiate e tenete bene a mente, che crescerà costantemente col passare del tempo e con l’aumentare delle vostre necessità.

  1. Mantenete i vostri messaggi in ordine e fate pulizia

Programmate una revisione settimanale o mensile di tali file; eliminate quelli che non vi servono più. Spostate i documenti da un file all’altro, e accorpateli in un unico file quando possibile.

  1. Decidete subito cosa fare del messaggio

Una volta letto, decidete cosa fare del messaggio, se inviarlo a qualcuno direttamente interessato, se archiviarlo per un utilizzo futuro, stamparlo e quindi cancellarlo oppure cestinarlo direttamente.

  1. Impostate il filtro antispam

Se il vostro lavoro in ufficio prevede giornalmente l’arrivo di numerose e-mail, impostate il filtro antispam per evitare le fastidiose e-mail pubblicitarie e di marketing provenienti dagli inserzionisti. Il più delle volte fanno perdere solo tempo.

  1. Non permettete che gli amici vi inviino nulla sulla vostra e-mail di lavoro

Per quanto possa farvi felici vedere le foto dell’ultimo nato del vostro migliore amico, non date la vostra email di lavoro agli amici. Se lo fate, loro collegano la vostra e-mail con la loro e questo causerà il riempimento della vostra casella di posta con coupon di pannolini e di articoli per l’allattamento!

  1. Non pubblicate il vostro indirizzo e-mail di lavoro

Prestate attenzione quando si invia un profilo professionale. Se il vostro profilo su LinkedIn è pubblico, tutto su di esso sarà pubblico, compresa la vostra e-mail di lavoro. Questo è apprezzato dai vostri contatti, perché vi ritrovano più facilmente. Ma è anche il sistema utilizzato da coloro che chiedono connessioni casuali, senza conoscervi, al solo scopo di allargare la rete di contatti e quindi la popolarità del loro profilo.

  1. Non controllate compulsivamente la casella di posta

È controproducente controllare la posta in arrivo ogni cinque minuti. Impostate invece il sistema affinchè aggiorni la casella di posta in entrata ogni 30 minuti. Questo vi aiuterà a mantenere l’ordine delle priorità e vi concederà il tempo di completare le attività già in lavorazione, senza inutili distrazioni.

  1. Pianificate giornalmente la pulizia della casella di posta come prima e ultima cosa da fare

Come prima attività da fare, svuotate la vostra casella di posta.  Fate la stessa operazione quando avete terminato di lavorare. Si cancella tutto quello che avete fatto e portato a termine durante il giorno, e che non vi serve più.  Ma vi aiuta anche a  preparare una lista di cose da fare per il giorno dopo e offre un senso di gratificazione per tutto quello che si è fatto tra l’inizio e la fine della giornata di lavoro.

 

 

 

 

 

Umberto Benedetti

Ho maturato una solida esperienza di 19 anni in aziende di rilevanza nazionale e multinazionali nel settore delle vendite. Sono esperto in pianificazione e organizzazione. Ho sviluppato vaste esperienze nella comunicazione, nella gestione delle Risorse Umane e nel Problem Solving.

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